Maria Lofors är redovisningskonsult som jobbar på distans mot alla sina kunder, och specialiserar sig på att hjälpa digitala nomader och distansarbetare med digital bokföring och ekonomisk rådgivning. I somras startade hon upp den egna redovisningsbyrån Jomalo Redovisning och sköter idag sitt arbete hemifrån i Gustavsberg på Värmdö strax utanför Stockholm, där hon bor med sin man och deras två barn. Hon beskriver sig själv lite som något av en ”lantis” digital nomad, men som har möjlighet att resa och förflytta sig om hon så önskar då hennes arbete är helt platsoberoende.

– Jag började på en redovisningsbyrå som anställd och underkonsult, men bestämde mig tidigt för att jag ville jobba digitalt med redovisning. Under min anställning kunde jag visserligen jobba hemifrån om jag ville, men det innebar att jag var tvungen att ta med en resväska med alla pärmar fram och tillbaka mellan jobbet. Allt var pappersbaserat, och det ville jag komma ifrån, förklarar Maria.

Maria har valt att specialisera sig på att hjälpa personer som likt henne själv föredrar att jobba platsoberoende och digitalt. Hon jobbar bland annat med coacher, en hälsopedagog som jobbar som PT online, ett gäng webbshoppar, ett fintech bolag och flera IT-konsulter.

– Jag vill samarbeta med andra som tänker som jag. Det krävs ett lite annorlunda mindset att jobba digitalt och på distans, och då är det bra med kunder som jobbar på samma sätt. Jag tycker att det är roligt att jobba digitalt, och att kunna effektivisera rutiner med hjälp av de verktyg som finns på marknaden.

Maria erbjuder även webinar där hon lär ut om digital bokföring och ger råd kring vad man bör tänka på. Hon håller just nu på att utveckla kurser i digital bokföring för fullt, och kommer att lansera dessa via den egna hemsidan inom kort.

Vad är fördelen med att ha bokföringen helt digitalt?
– Det är enklare i längden att digitalisera sin bokföring, särskilt om man vill gå tillbaka och kolla något. Det är bättre sökbarhet, du behöver aldrig leta efter något genom att sitta och bläddra igenom massa pärmar. Sen underlättar det om man vill ut och resa, för då har man tillgång till sin bokföring oavsett var man är.

– Själv använder jag främst Fortnox som bokföringsprogram, men även Visma eEkonomi för de kunder som använder det. Jag tycker att Fortnox är ett kompetent system, där man kan jobba i moduler för att anpassa det efter vad kunden behöver. Det är helt digitalt och plattformsoberoende, så det spelar ingen roll om jag har en Mac och mina kunder använder en PC, vi kan samarbeta i samma system. Jag gillar den flexibiliteten.

Hur skiljer det sig att jobba med redovisning för någon som jobbar på distans?
– Det skiljer sig egentligen inte alls eftersom jag bara jobbar online med mina kunder. Jag tar inte emot pappersunderlag, utan jobbar bara med digital inlämning. Vi skriver inte ut några papper och har inga pärmar. Därför fungerar det lika bra att jobba med mina kunder oavsett var de befinner sig.

Bokföringen kan alltså vara helt digital, men vad gäller egentligen med kvitton?
– Idag är det mesta digitalt, och det går att ansöka om t.ex. e-fakturor från de flesta leverantörer. De underlagen räcker med att ha sparade digitalt. Om man får papperskvitton när man handlar och tar utlägg för dessa på företaget så behöver man spara kvittot i original. Ett tips är att ha en mapp med 12 flikar, en flik för varje månad, och att lägga ner alla pappersunderlag man får där. Det är enkelt att ha med även när man är ute och reser.

– En faktura du får via mail ska arkiveras digitalt. Om du fått en faktura eller ett kvitto på papper ska det sparas i 7 år enligt bokföringslagen. Däremot, om du har fört över ett papperskvitto eller en pappersfaktura till en annan form, att du t.ex. scannar kvittot och kopplar den bilden digitalt i ditt bokföringsprogram, behöver du bara spara originalkvittot i 3 år.

Hur kommunicerar du med dina kunder?
– För att hålla kontakten med dem jag jobbar med så blir det mycket mail så klart, och sen Facebook Messenger med vissa som fördrar att skriva där. Sen använder jag videoverktyg som Zoom, Skype och Google Hangouts, och givetvis även telefon. Jag har flera kunder som jag aldrig har träffat ansikte mot ansikte. Jag har haft en chatt-funktion på hemsidan tidigare som gav många kunder, men den ligger nere nu under tiden som jag bygger om hemsidan. Jag finns tillgänglig för mina kunder på vanliga arbetstider, så att de alltid kan nå mig när de behöver det.

Marias råd och tips till den som jobbar platsoberoende:

• Digitalisera din bokföring så kan du komma åt den digitalt oavsett var du befinner dig. Det minimerar också användningen av papper och behovet av att använda en massa stora pärmar som måste arkiveras.
• Skaffa dig en digital myndighetsbrevlåda, typ Kivra. Då får du allt digitalt från myndigheter, både privat och för ditt företag.
• Se till att ha e-faktura på allting där det är möjligt. Då är allt digitaliserat från början, och på sikt kommer det innebära att du inte behöver papper alls.
• Vid fakturering till utländska bolag går det som regel att dra bort momsen. Men tänk på att du behöver momsregistreringsnummer från det bolaget du fakturerar till. Glöm inte heller att skicka in en periodisk sammanställning och redovisa den försäljningen.