När en organisation väljer att ha medarbetare på distans är det viktigt att det finns en tydlig plan för hur det ska gå till rent praktiskt. Om man som företag visar på genomtänkta förberedelser och målar upp en klar bild för hur allt ska gå till blir det lättare för teamet att jobba effektivt hemifrån.

Utse erfarna ledare

Att ge huvudansvaret till någon/några som har erfarenhet av att arbeta på distans kan vara nyckeln till framgång när det gäller just distansarbete. Erfarna distansarbetare vet ofta redan vad som krävs för att saker och ting ska fungera smidigt och kan implementera bra rutiner som fungerar för både organisation och de anställda.

Matt Mullenweg, CEO av Automattic som bl.a. ligger bakom WordPress, delar med sig av sina tankar kring hur distansarbete kan gynna ett företag.

Sätt tydliga förväntningar

Att jobba hemma passar olika personer olika bra och det är inte säkert att alla klarar av att prestera lika bra i hemmet som på kontoret. Att sätta tydliga förväntningar och mål gör det lättare för de anställda att jobba effektivt hemifrån. På så sätt får samtliga parter något mer konkret att förhålla sig till och bygga sina jobbrutiner kring.

👉 Läs våra tips på hur man skapar bra vardagsrutiner när man jobbar hemifrån

Planera in check-ups och samtal

Se till så att det finns ett smidigt sätt att stämma av och kolla upp hur det går för medarbetarna. Individuella och regelbundna samtal och check-ups, även om så bara fem minuter, bör vara inplanerade varje vecka. Vid dessa samtal kan man stämma av förväntningar inför kommande vecka, samt se över vad som har fungerat mer eller mindre bra under veckan som har gått.

För en rak kommunikation och dokumentera flitigt

Uppmuntra en rak och ärlig kommunikation. Som organisation behöver man sätta förväntningar och regler kring distansarbete, men även medarbetarna måste vara tydliga med vad de behöver från ledningen. Det måste finnas en öppen atmosfär som välkomnar feedback och diskussion kring inte bara arbetsuppgifterna, men också mer personliga åsikter kring den digitala arbetsplatsen.

👉 Läs mer om hur du bygger upp en välfungerande digital kommunikationsplattform

Dokumentation är väldigt viktigt för en organisation som drivs helt eller delvis på distans. Därför kan det vara bra att t.ex. föra protokoll vid videomöten och logga sina arbetsdagar. Det är också viktigt att alla vet var man kan hitta nödvändig information. Ett förslag som underlättar för samtliga parter är att sammanställa en handbok där man bl.a. samlar vanliga frågor och svar, kontaktuppgifter och annan relevant information.

Se dina medarbetare

Dubbelkolla alltid att alla hänger med och att rätt information når rätt personer. Olika personer tar olika mycket plats på arbetsplatsen, något som förmodligen kommer spegla sig i det digitala kontorslandskapet.

I och med att man som ansvarig inte ser den faktiska personen framför sig kan det finnas en risk för att de som vanligtvis är lite mer tystlåtna glöms bort. Små gester, så som att slänga iväg ett kort meddelande med ”hej, hur går det?” kan göra mycket. När det kommer till att jobba effektivt hemifrån kommer sedda och hörda medarbetare prestera bättre – precis som på det fysiska kontoret.

 

–
👉 Behöver ditt bolag coaching, support och/eller rådgivning i övergången? ✉️ Mejla oss
👉 Ta del av alla våra tips för hur man jobbar bäst hemifrån