Att arbeta hemifrån kommer med sina utmaningar. En av dem kan vara hur man bäst löser en smidig kommunikation kollegor emellan. De flesta är idag vana vid att kommunicera online på ett eller annat sätt. Men när det kommer till att bygga upp ett digitalt kontorslandskap och en effektiv digital kommunikationsplan finns det ett par saker att tänka på.

Hitta en gemensam plattform

Fundera över hur du enklast når dina kollegor och hur de enkelt kan nå varandra. Att använda sig av en gemensam plattform där samtlig jobbkommunikation förs är ett enkelt sätt att hålla alla i loopen.

Exempel på två sådana plattformar är Slack och Microsoft Teams. Här kan man enkelt skapa olika kanaler för olika grupper och olika typer av innehåll, men också ha gemensamma kanaler där mer allmän information går ut.

Rutiner, syften och fördelning av ansvar

Att arbeta hemifrån sätter krav på varje individ att själv hitta välfungerande dagliga rutiner och se till så att jobbet blir gjort. Däremot bör man ändå ha fortsatta schemalagda gruppmöten och individuella möten. Alla tjänar på att ha några fasta rutiner att förhålla sig till.

👉 Här hittar du fler tips på hur man skapar bra rutiner för att jobba hemifrån.

Ett stort företag måste ha tydliga syften och ansvarsfördelningar på den digitala plattformen. Dela upp medarbetarna i olika team, precis som på det fysiska kontoret, och se till så att det finns ansvariga för varje lag och kanal. Se även till så att det tydligt framgår vem som ansvarar för vad och vad kanalens syfte är genom att t.ex. göra en kort beskrivning för respektive kanal.

Håll det kort och koncist

När man använder sig av digitala medel för att kommunicera kollegor emellan är ett tips att försöka hålla sig så kort och koncis som möjligt. I och med att en stor del av kommunikationen sker i textform blir det mycket information som tas in genom läsning. Detta kan lätt bli tröttsamt om varje meddelande innehåller massa text som egentligen inte har någonting med frågan i sig att göra.

Med det sagt är det ändå viktigt att man också använder en trevlig och vardaglig ton i sina meddelanden. Riktlinjer och värderingar kring hur man ska behandla varandra när man kommunicerar digitalt – precis som att det finns en likabehandlingsplan på en fysisk arbetsplats, kan vara bra att ha när de anställda ska arbeta hemifrån.

Fortsätt umgås och socialisera

När ett företag bygger upp ett digitalt kontorslandskap är det viktigt att komma ihåg att simulera icke-jobb-situationer. Se över vilka små vardagsrutiner och gruppaktiviteter ni brukar göra på det fysiska kontoret och hur de kan “översättas” digitalt.

Kafferast, AW och måndagens frukostmöten kan enkelt genomföras via t.ex. Zoom eller Google Hangouts. Man kan även ha en kanal i Slack som är till för ploj och skitsnack (men stäng gärna av notifikationerna).

👉 Kolla in hur Trello använder sig av konceptet Mr. Rogers för att simulera kafferasten.

Uppmuntra feedback!

Om det är första gången man som företag arbetar helt digitalt är det viktigt att man är öppen för feedback och konstruktiv kritik. Uppmana samtliga medarbetare att komma med kommentarer och förslag på hur kommunikationsplanen kan förändras och förbättras.

Ett förslag kan vara att ha en kanal där både chefer och medarbetare aktivt ställer frågor då och då kring hur kommunikationen fungerar. Men se även till att ha individuella samtal kring frågan om där skulle finns saker man inte vill ta upp i gemensamma kanaler.

–

👉 Kolla in vår kompletta guide med våra bästa tips för att jobba hemifrån.