Charlotte Ekelund är medgrundare till den virtuella kontorsplattformen Teemyco. I den här artikeln delar hon med sig av 12 tips på hur man kan gå tillväga för att skapa en positiv kontorskultur inom hybrida team.

Kontor runt om i världen börjar så smått att öppna upp igen och många återgår nu till en arbetsplats inte helt olikt hur den såg ut innan pandemin. Däremot uttrycker idag många arbetare (60-80%) att de själva vill kunna välja om de arbetar från kontoret eller hemifrån. Frågan som uppstår blir hur man som ledare kan möta och anpassa arbetet till de nya kraven?

På Teemyco genomförde vi 50 intervjuer på ämnet hybrida arbetssätt redan innan pandemin började och samhället tvingades ställa om för dess medföljande utmaningar. Att jobba i ett hybridteam – alltså att några medarbetare finns på kontoret och några på distans, kan lätt skapa klyftor och en “vi och dem”-kultur inom företaget om man gör det på fel sätt. Med hjälp av vårt virtuella kontor kan företag enkelt undvika många vanliga fallgropar och istället sätt skapa en enhetlig och inkluderande bolagskultur, oavsett var man arbetar ifrån.

Vi vill dela med oss av 12 tips som framkommit från våra studier och som kan hjälpa ledare för hybrida team att lyckas bygga en stark företagskultur.

1. Dela information digitalt

När pandemin först slog till kämpade många ledare med att hitta bra sätt för att kommunicera viktig information och vände sig till mail, Slack eller andra meddelandetjänster. Fortsätt att dela information online på det sätt som fungerar för er arbetsplats och undvik genom detta att medarbetare känner att de missat något bara för att de inte är på plats på det fysiska kontoret. Var överdrivet tydlig i hur du kommunicerar digitalt och gör online-möten till en vana.

2. Tala genom skärmen

Uppmuntra online-beteenden! På vår fysiska arbetsplats pratar alla “genom skärmen” fastän vi är några som sitter på samma fysiska kontor ibland. Är man flera i samma rum är det dock bäst att använda sig av endast en ljudkälla på gemensamma möten för att undvika problem med ljudet.

3. Uppmuntra sociala distans-aktiviteter

Lunch-roulette, teambuilding-spel, “lunch & learns” – fortsätt med sociala digitala aktiviteter och gör dem till en del av er vardagliga rutin.

4. Var närvarande på online-kontoret

Teemyco-kontor förflyttar den primära närvaron till det virtuella spacet och därför är det viktigt att du som ledare faktiskt finns tillgänglig just där och interagerar med dina medarbetare online.

5. Sätt tydliga förväntningar

Grunden till ett framgångsrikt hybridteam är att sätta tydliga förväntningar på beteenden och användningen av arbetsverktyg. Ta gärna fram en handbok med tydligt förklarade processer, policys och överenskommelser om vad som gäller för att arbeta som del av just ert team.

 

6. Var uppmärksam på emotionella behov

Att jobba på distans kan vara en utmaning, speciellt för mer utåtriktade och sociala medarbetare. Det är därför viktigt att man normaliserar att prata om hur det känns att arbeta på hybrida sätt, samt att ge de anställda möjlighet att kunna hantera stress och prioritera sin mentala hälsa. På Teemyco har vi lanserat The Meditation Room som (utan extra kostnad) kan vara ett verktyg för ledare och teamet att arbeta med den psykiska hälsan utan att behöva ta in en extern hälsotjänst; där finns schemalagda 20-minuters-sessioner en gång per vecka.

7. Använd främst digitala verktyg

Helt ärligt – jag älskar den fysiska whiteboard-tavlan och använder mycket hellre den än olika digitala alternativ. Däremot älskar jag också mitt team och vill vara en inkluderande ledare och väljer därför att dokumentera allting digitalt för att samtliga i det hybrida teamet ska kunna ta del av samma information. Det är också fördelaktigt att dokumentera digitalt t.ex. för att anställda som precis kommit tillbaka från semestern enkelt ska kunna “catch up” eller för att på ett smidigt sätt kunna introducera nyanställda i företaget.

8. Sätt din status

Teemycos status-indikerare tillåter teamet att kunna arbeta mer effektivt. Att sätta sin personliga status gör det lättare att t.ex. organisera en spontan virtuell fika eller visa var man befinner sig (kanske på det fysiska kontoret?). Det gör det lättare att ta hänsyn till olika tidszoner och att veta när någon inte svarar pga sjukdom, VAB eller semester.

9. Se över policys och förmåner

Fundera över möjligheten att kunna erbjuda era anställda ett förmånspaket där medarbetarna själva kan välja vilka förmåner de vill ha som passar deras livssituation just nu. Sätt ett bestämt pris för att kunna hyra in sig på ett coworking-ställe, gymkort, försäkringar etc. – ett enkelt sätt för företaget att kunna vara ännu mer flexibla och tillmötesgående gentemot sina anställda.

10. Ha en “distans-medveten” ledarskapsplan

Det är viktigt att man som ledare engagerar sig i och upprätthåller företagets hybrid-filosofi. Har man däremot lite svårt att ta till sig “the hybrid happiness” kan ett förslag vara att låta rollen som distans-förespråkare rotera inom ledarteamet. Denna roll innebär att aktivt delta i diskussioner och ta beslut utifrån distansarbetarnas perspektiv.

11. Utvärdera och justera

Lyssna på teamet och justera era arbetssätt över tid. Se till att skapa en trygg plats för medarbetarna att kunna göra sig hörda i frågor kring hur det hybrida arbetet fungerar, och där olika åsikter kan mötas på ett konstruktivt sätt. Ett tips är att använda Mentimeter som erbjuder anonyma funktioner för frågor och feedback.

12. Erbjud valmöjligheter för ostörda fysiska platser

Till sist är det viktigt att se till så att det fysiska kontoret fortsätter vara en funktionell arbetsplats där kontorsälskare kan arbeta ostört. Att t.ex. kunna erbjuda bokningsbara mötesrum och ordentlig utrustning, så som bra hörlurar, bidrar till en välfungerande, hybrid arbetsplats.

För fler tips och råd om det hybrida arbetslivet, en digital kaffe eller en demo på hur man bäst utnyttjar det virtuella Teemyco-kontoret, skicka ett mail till charlotte@teemyco.com

 

---

 

Om skribenten
Charlotte Ekelund är en sann multitasker med en bakgrund inom rekrytering och strategisk marknadsföring, och som hösten 2020 grundade Teemyco tillsammans med Oleg Danylenko. Hon har flera års erfarenhet av att arbeta på distans för olika företag och har länge trott på den viktigt betydelsen av att  integrera distansmedarbetarna i kontorskulturen. Framtidens kontor är virtuella!

Läs mer om Teemyco och följ deras resa på LinkedIn.