Genom att implementera en policy för en hybrid arbetsplats och ta fram tydliga riktlinjer för distansarbete stöttar man sina anställda i att kunna jobba ordentligt oavsett varifrån deras kontor är för dagen. Vi har samlat några punkter som är viktiga att tänka på när man tar fram en policy för en hybrid arbetsmodell.

Helomfattande men anpassad efter behov

Policyn ska helst omfatta hela företaget men beroende på typ av verksamhet och arbetsuppgifter kan det vara olika enkelt att arbeta på distans. Var noga med att se alla i de olika teamen i så pass stor utsträckning som möjligt och fundera över om det är möjligt att göra anpassningar i policyn utefter de olika teamen.

Motivera er policy

Som med vilken policy eller vilka regler som helst är det viktigt att det finns en motiverad baktanke till varför man väljer att göra saker på ett visst sätt. Då blir det enklare att förstå, acceptera och följa bestämda riktlinjer.

Engagera era medarbetare

Om ni är ett företag som tidigare haft de anställda på kontoret men nu går över till en hybrid arbetsmodell är distansarbete förmodligen relativt nytt för många (även om man arbetat hemma under pandemin). Ta fram policyn tillsammans med de anställda och låt dem tycka till om vad som fungerar och inte. Extra viktigt är det att olika team med olika uppgifter får tycka till utifrån deras egna perspektiv och arbetsupplägg.

Enkäter, personalmöten och arbetsplatsträffar är perfekta tillfällen för att diskutera frågan.

Praktiska riktlinjer för distansarbete

För det faktiska arbetet är det viktigt att policyn täcker följande punkter:

• Hur många dagar i veckan får man jobba på distans och hur ofta förväntas man vara på kontoret
• Vilka krav det finns på att vara tillgänglig – både fysiskt och digitalt
• Om det är viktigt att ha bestämda tidsramar för när arbetet ska utföras och isåfall riktlinjer kring vilka dessa tider är
• Vilka sorts möten som passar bäst att ha på den fysiska arbetsplatsen och vad som funkar att genomföra på distans

En bra arbetsmiljö oavsett arbetsplats

Om en hybrid arbetsplats ska fungera är det viktigt att det inte bara är bra arbetsmiljö på kontoret men också i hemmet. Ett sätt för företag att hjälpa till är att ge ett bidrag som ska gå till att köpa kontorsutrustning för hemmet, alternativt bidrag för de anställda att kunna köpa ett coworking-medlemskap. Inkludera vem som ska betala för vad i er nya policy.

Ett litet företag med mindre resurser kan istället se till att prata om vikten av en bra arbetsmiljö med de anställda och samtidigt förklara hur företagets situation ser ut. Satsa då på att skapa en bra arbetsplats på det gemensamma kontoret och uppmuntra de anställda att komma in oftare om de inte har en bra arbetsmiljö i hemmet – även om så bara för ett par timmar om dagen.

👉 PWELT – digitalt verktyg som utvärderar din arbetsmiljö

Andra typer av förmåner

Med en hybrid arbetsplats finns det andra typer av förmåner som kan vara värda att implementera än sådana som vanligtvis finns i relation till en mer traditionell arbetsplats. Det kan t.ex. vara en idé att erbjuda era anställda ett paket där medarbetarna själva kan välja vilka förmåner de vill ha som passar deras livssituation just nu. Sätt en bestämd summa som kan användas till att hyra in sig på ett coworking-ställe, betala gymkort, eller jobba från caféer och hotellobbys.

Idag finns det också försäkringar som är anpassade för distansarbete och som skyddar den anställde varifrån hen än jobbar.

Utvärdering och uppföljning

Inkludera en plan för hur ni följer upp och utvärderar era riktlinjer för distansarbete och den hybrida arbetsmodellen utifrån både interna och externa förutsättningar. Kom ihåg att en policy är levande och kan komma att behöva justeras över tid.

–

👉 12 tips för att skapa inkluderande kontorskultur med hybrida team