Idag tas många möten helt online, men för att verkligen lyckas få till effektiva distansmöten krävs det ofta lite mer planering och rutiner än när alla ses i samma rum. Bra ljud, en tydlig agenda och gärna med inslag av video är några av våra främsta tips för ett bra distansmöte.

Som en följd av den rådande situationen med Coronaviruset har dessutom många företag som inte är vana vid distansmöten tvingats in i en tillvaro utan fysiska möten. Det finns en del principer som gäller när man genomför ett distansmöte oavsett hur erfaren eller oerfaren man är.

På Svenska Nomader är vi vana att jobba helt på distans, inte minst med varandra. Nedan listar vi våra 9 bästa tips för ett lyckat distansmöte.

1. Använd headset

Ljudet är avgörande för att distansmötet ska lyckas. Därför är det A och O att alla har någon typ av headset när man pratar. Antingen investerar du i ett dedikerat headset för onlinemöten, eller så använder du mobilens handsfree (fungerar för både mobil och dator).

2. Sätt på mute när du inte pratar

När alla sitter med mikrofoner och hörlurar hörs en nysning, slag på tangentbordet eller störande bakgrundsljud bättre än när man sitter i samma rum. Ha därför som rutin att stänga av din egen mikrofon när du inte pratar för att motverka störande bakgrundsljud.

3. Videomöten att föredra

Så klart vill vi se varandra även när vi sitter på olika håll. Kroppsspråk, ögonkontakt, leenden. Videomöten känns ofta närmare och mer på riktigt än möten med enbart röst. Särskilt när vi är flera personer är det en fördel att se varandra så att alla verkligen är fokuserade på mötet. För den ovana kan videomöten dessutom kännas mer ’som vanligt’ och därför blir fler mer bekväma med att bidra.

4. Ha en tydlig agenda

När vi möts online är det ofta enklare att ha en tydlig agenda att följa för mötet så att alla är införstådda med syfte och flöde av samtalet. Det blir enklare att få ut mer av mötet när man skickat ut agendan till alla deltagare innan samtalet, så att alla är mer förberedda och också vet när under mötet det passar att ta upp olika punkter.

5. Avsätt extra tid för ’teknikstrul’

En sak man snabbt lär sig när det kommer till distansmöten är att det ofta strular för någon. Ha därför som vana att räkna med ca 5 minuters teknikstrul i början av samtalet, så att alla verkligen hinner komma in i mötet innan agendan drar igång.

6. Låt alla komma till tals (som vill)

Alla är inte lika vana vid distansmöten, eller bekväma med att ta plats och leda ett samtal. Den som bjuder in till mötet kan därför med fördel ha en rutin där man frågar även dem som inte hörts så mycket under mötet kring deras tankar och åsikter på de ämnen som diskuteras.

7. Glöm inte den mer sociala kontakten – umgås online!

Även om ni inte ses fysiskt så ska ni inte underskatta värdet av att ha mer small talk på sidan av mötesagendan också. Börja med att fråga hur alla mår. Ha kanske med en punkt kring mer sociala frågor som om man varit med om något intressant nyligen eller har spännande planer inom en nära framtid. Glöm inte att umgås även när ni möts online!

8. Sikta på korta, effektiva möten

När vi sitter framför datorn och koncentrerat ser och pratar med varandra i olika fönster på skärmen är det lätt att snabbare bli trött än vid ett fysiskt möte. Ett bra tips är därför att ta lite kortare möten online än när man ses fysiskt. På Svenska Nomader brukar vi ofta ha 40-minuters möten – lagom mycket tid att hinna med det som behöver sägas, och mer effektivt än ett längre möte.

9. Skicka ut kort sammanfattning efter mötet

När vi gör saker online är det aldrig helt hundra att uppkopplingen räcker för alla under hela samtalet. Därför kan det vara en god vana att skicka ut korta mötesanteckningar till alla deltagare direkt efter mötet.

Tips på verktyg

Zoom – används flitigt av oss på Svenska Nomader. Med gratisversionen kan du ha samtal i upp till 40 minuter (vilket fungerar som en ganska bra gräns för effektiva möten har vi märkt själva)

Whereby – ett verktyg som växer i popularitet bland distribuerade team. Ta mötet direkt i browsern utan att behöva ladda ned något program. Perfekt för att bjuda in externa gäster.

Google Hangouts – en klassiker inom videomöten! Google Hangouts har funnits i många år och många är vana vid tjänsten. Dessutom är länken till videomötet väldigt lätt att få med i en Google Calendar invite.

Microsoft Teams – för de företag och team som använder Microsoft har Microsoft Teams tjänsten och verktygen som krävs för ett lyckats onlinemöte.

Skype – också en klassiker inom videomöten. De allra flesta har idag redan ett Skypekonto vilket gör det lätt att komma igång med mötet. Dessutom kan applikationen med fördel förbli öppen på mobile eller datorn så att man enkelt kan fortsätta chatta inför och efter mötet. Av egen erfarenhet brukar dock Skype oftare strula än många av de andra tjänsterna…

—

👉 Från Skype till Social VR – hur möts vi i framtiden?
👉 LinkedIn Learning: Remote Working: Setting Yourself and Your Teams Up for Success