Med distansarbetare i teamet tillkommer lite andra spelregler och det är viktigt att man skaffar sig de verktyg som behövs. Det går kanske inte att helt applicera ”hur arbetet fungerar på plats på kontoret” till det dagliga arbetet när en eller flera arbetar på distans, särskilt inte när det gäller kommunikation.

När man sitter samlat i ett öppet kontorslandskap är det t.ex. lättare att snappa upp information som rör och påverkar ditt arbete. På gott och ont, det kan lika gärna vara ett störningsmoment. Sitter man på distans tillkommer inte detta på samma sätt och risken med det är att man missar en del viktig information samt att det medför dubbelarbete om det ska distribueras ut till var och en som sitter på distans. Med fördel skulle jag därför rekommenderar att man tänker ”öppet kontorslandskap” även när det gäller val av kommunikationsplattform.

Slack är en sådan plattform som ständigt rekommenderas av distansarbetare. Det med all rätt! Plattformen är strukturerad på ett sådant sätt att man pratar ämnes-/projektbaserat i olika typer av kanaler – vilket kan liknas med hur vi idag i sociala medier lägger upp och sorterar innehåll efter kategorier (aka hashtags). Så istället för att det finns multipla mailkedjor med olika mottagare så finns det sorterade kanaler där man bara pratar om en viss sak. De kan både vara öppna och stängda beroende på ämne. Med fördel skulle jag rekommendera att ha så många som möjligt öppna så att man skapar den här transparensen och gör det lätt för distansarbetare att hänga med vad som sagts (när de har tid) samt för att digitalt simulera den här ”öppna kontorslandskaps-effekten” av att man kan snappa upp det som sägs runt omkring ämnen/projekt du också arbetar inom.

Sätt upp en tydlig arbets- och plattformsstrategi innan ni drar igång

För att det inte ska falla platt flaggar jag för att det bör finnas struktur och en strategi med Slack för hur/när det ska användas i förhållande till andra plattformar/verktyg som teamet använder eller planerar att använda. Första och andra gången jag försökte, på eget bevåg, dra igång Slack med mina kollegor fick det aldrig någon bra förankring och det fanns inte heller en tydlig och delad idé för var detta skulle in i arbetsprocessen. Det blev snabbt dubbelarbete och en plattform för mycket. Även om jag trodde att vi hade någon form av idé då. Det var först tredje gången då jag tillsammans med en mer Slack-erfaren leverantör tog ett större grepp om det och satte en strategi för det som det verkligen fungerade. Idag klarar jag mig inte utan det och använder det i alla projekt/företag jag sitter i, däribland Svenska Nomader. På vägen har man lärt sig en del och nedan är några av de tips jag skulle vilja ge den person eller de team som planerar att införa Slack som kommunikationskanal.

1. Är det en e-postdödare eller ett komplement?

De flesta företag använder idag e-post som den stora kommunikationsplattformen externt såväl som internt. Det alla ska skriva under på innan man drar igång är ifall dessa ska komplettera varandra (och hur?) eller ifall Slack ska ersätta detta.

2. Använd engelska som Slack-språk

Genom att använda engelska sätter du mindre begränsningar för vem eller vilka som kan ansluta till ditt team. Detta även om ni som idag arbetar i Slack endast pratar och/eller skriver på svenska annars. Tänk att all kommuniktion bakåt är en logg för den som kommer in för att läsa in sig i ett projekt eller ämne. Med världen som rekryteringsgrund har du större chans att hitta rätt medarbetare.

Dessutom är det ju bra träning om teamet ständigt får öva på sin engelska. 😉

3. Tänk igenom 1,2,3 gånger innan du sätter upp din kanalstruktur

Anledningen till att det inte riktigt fungerade de två första gångerna var för att vi inte hade någon bra kanalstrategi, även om vi trodde det då. När det gäller strategi så är mitt absolut bästa råd att försöka hålla nere antalet kanaler så mycket som det bara går samt vara konsekvent och eftertänksam med kanalnamn och syften.

4. Sätt upp vett-och-etikettregler och ha en onboardingprocess med alla nya medlemmar

Är det tidspressat? Pinga personen/personerna på Slack. Inte? Skriv i projekthanteringsprogrammet och låt de titta när de har tid. Eller vad det nu kan vara. Viktigt är i vart fall att det finns vett-och-etikett som alla i teamet är medvetna om och följer för att det inte ska skapa osämja. Det är precis samma som på en fysisk arbetsplats – du går inte fram och stör någon som fokuserar på sitt arbete om det du ska säga inte är superviktigt för den personen just då.

Det handlar även om vilken ton man ska prata i. Mitt tips, använd mycket emojis och damma av det där snacket om att det inte är professionellt. 🤷🏼‍♂️🌴 🚀🙌🏼🤡

Viktigt är också att någon i teamet är ansvarig för att förmedla dessa vett-och-etikettregler för varje nytillkommen person så att alla känner att de vet hur ”Slack-kulturen” fungerar.

5. Blanda skrift med videomöten

Om du inte har möjlighet att träffa team-medlemmarna fysiskt (vilket är prio ett) så bör du i alla fall se till att försöka ha videomöten med de emellanåt. Något som är i skriven form är upp för tolkning och alla har vi olika sätt att uttrycka oss i skrift. Det kan medföra missförstånd som ligger och gror, särskilt om det skrivna är tänkt som konstruktiv feedback. Ta ett videomöte då istället och visa med kroppsspråk och ansiktsuttryck för att ge det ytterligare en dimension.

Videmöten går att hålla direkt i Slack men föredrar du omväxling så kan jag rekommendera appear.in eller Zoom

—

Vad är ditt bästa Slack-tips? Dela gärna i kommentarsfältet nedan eller hör av dig till oss på hej@svenskanomader.se