Det börjar kanske bli tjatigt men på grund av COVID-19 har många företag bett sina anställda att jobba hemifrån. Ett påtvingat stort globalt experiment för distansjobb. Det är nämligen inte bara ”business as usual” fast hemifrån. Både företag och anställda behöver se över hur arbetet ska ske när det inte längre görs fysiskt på kontoret. Så med flera års erfarenhet av distansjobb har vi nu satt ihop en guide med våra bästa tips.

Organisation

Se till att frågan får en ägare, en plats och uppmärksamhet inom bolaget.

Etablera ett team med distanserfarenhet

Vid förändring kommer det självklart en massa frågor, funderingar och förbättringsförslag från de anställda i samband med skiftet och då är det bra att veta var dessa vädras och att några personer inom företaget äger frågan om att göra distansarbetet bättre.

Teamet agerar precis som en produktägare och samlar in, dokumenterar, prioriterar och delegerar ärenden som kommer in.

👉 Behöver ditt bolag coaching, support och/eller rådgivning i övergången? ✉️ Mejla oss

Dokumentation – Skapa en levande handbok

Något som är extremt viktigt vid distansarbete är dokumentation. I och för sig alltid viktigt men när man inte springer på varandra i korridoren och kan föra budskap vidare är det bra om man springer på dokumentation.

I takt med förändring är det viktigt att kommunicera en endaste sak – och det är var man kan hitta information om förändringen. Tipset är att skapa en levande handbok med allt ifrån hur man kommunicerar till vilken mjukvara som används för videomöten. I den kan man också samla vanliga frågor och svar från anställda samt visa hur, när och vem som tar hand om de utmaningar som identifierats med distansarbete.

Handboken kan med fördel skapas i Sharepoint, Confluence, Google docs eller på väl vald plattform inom företagets domän. Och i samband med det – försök rensa och minimera antalet platser man kan hitta information på.

Inspireras av GitLab, företaget som andas och lever distansjobb. Ta del av Sid Sijbrandijs, VD och medgrundare, tips på hur man leder ett företag på distans. 

Rutiner och arbetsmiljö

Att jobba hemifrån ställer helt nya krav på disciplin och rutiner. Du behöver bli din egen närmaste chef och finslipa ditt självledarskap samt sätta upp en struktur för din arbetsdag så att du också kan ha distans till ditt arbete i hemmet.

👉 Vi har skrivit mer om rutiner och arbetsmiljö.

Planera in utomhusaktiviteter

I skrivande stund är detta kanske inte detta det bästa tipset men ur ett överskådligt perspektiv är det viktigt. Om du jobbar hemifrån spenderar du väldigt många timmar i ditt hem och därför är det viktigt att avsätta samt planera in åtminstone 1-2 h av utomhusaktiviteter. Mitt bästa tips är lunchträning eller en eftermiddagspromenad.

Byt arbetsmiljö minst 1 gång i veckan

Bara för att du ”jobbar hemifrån” behöver du inte alltid jobba just hemifrån (såvida det inte är ett krav så klart). Planera in ett besök på kontoret eller varför inte sätt dig på ett mysigt café eller co-working-ställe i närheten – och se då till att ha planerat in så att du kan göra de jobbaktiviteter som passar in bäst för just de miljöerna.

Det går så klart även att byta arbetsmiljö i hemmet. Anpassa ytterligare 1-2 arbetsstationer i hemmet eller flytta runt med din laptop efter behov. Se hemmet från olika vinklar och/eller låt olika arbetsuppgifter utföras i den miljö/ställning som passar bäst.

👉 Ifall du får smak för det här med miljöombyte kan du ta det till extrema nivåer genom att testa Workstation popcorn-metoden.

Arbeta i korta intervaller

När du är hemma har du chansen att komma ifrån ”industriklockan” som kontorstider baseras på. Arbeta i intervaller och arbeta effektivt. Ta små pauser och rör på dig – kanske perfekt tid att få undan lite hushållssysslor som ändå ska göras (även om många rekommenderar motsatsen).

👉 Vill du vara strikt med intervaller och följa en beprövad modell – prova Pomodoro-tekniken.

Utrustning och ergonomi

Något som tyvärr ofta eftersätts i distansarbete är att personalen får tillgång till rätt utrustning som underlättar distansarbetet och framförallt erbjuder bra ergonomiska förutsättningar.

💡 Automattic, som är kända för sin distansarbeteskultur, erbjuder att sponsra sina anställda med skrivbord, stol, datorskärm och allt övrigt som kan tänkas behövas för att skapa de bästa förutsättningarna för effektivt arbete. 

Variera din arbetsställning

Precis som på det fysiska kontoret är det viktigt att du byter arbetsställning under dagen. Stå. Sitt. Ligg. Det viktigaste är i vart fall att du inte blir sittande eller stående, i en och samma position under hela arbetsdagen. Om det är möjligheter du inte har tillgång till hemma – lägg en slant (eller be företaget sponsra) så att du får tillgång till en varierande arbetsmiljö hemma

Extern skärm, mus och tangentbord

Det är viktigt att arbeta med en bra hållning och det bästa sättet att upprätthålla det är att inte arbeta direkt på sin laptop. För arbetar du direkt på laptopen behöver du vanligen sitta i en ställning som varken är bra för nacke, rygg eller axlar. Tro mig, jag har lärt mig den hårda vägen och fått en dålig rygg på köpet. Så, om ditt distansarbete ska vara en längre tid kan jag av erfarenhet rekommendera att du lägger några extra slantar på en extern skärm, mus och ett externt tangentbord.

Kommunikation

Förankra samt utveckla ert sätt att kommunicera för ett digitalt kontorslandskap. Och, prata inte bara om jobb utan tänk även på att simulera kafferasten.

👉 Ta del av fler tips från oss för hur man kommunicerar smidigt online

Transparent kommunikation

Vi lever i ett samhälle där öppna flöden (läs sociala medier) är vardag. Det är så pass inkorporerat i vår vardag att det även bör översättas in i arbetslivet – vilket det har gjort på flera fronter i takt med att plattformar som Slack och Microsoft Teams fått genomslag. Fördelen med dessa plattformar är att kommunikationen i företag går från silos till transparent och är i min bok ett måste om man vill ha en väl fungerande digital kommunikation.

Korta och komprimerade meddelanden

När man jobbar på distans kommunicerar man mer digitalt och med text än andra kollegor – det skapar ett större informationsintag genom läsning och därmed en intolerans för långa meddelanden/mail. Därför är det viktigt att alla i företaget lär sig att skriva kort och komprimerat – och kanske till och med använder sig av emojis och memes för att göra det mer lättsamt emellanåt, precis som många kanske pratar i vardagen.

👉 Ta del och inspireras av GitLabs kommunikationsguide

Prata inte bara jobb

Det är viktigt att du har social interaktion då det kan bli ensamt att jobba hemifrån. Se till att ribban är tillräckligt hög för lite snicksnack i företagets kommunikationskanaler. Företaget/teamet kan till exempel skapa en kanal i Slack för sånt som inte har med jobbet att göra (utan notifikationer) eller skapa ett stående videokonferensrum man kan ansluta till om man vill.

Alternativt ta lite eget ansvar (och få friskt luft på köpet) och se till att ta en lunch med en vän eller kollega under arbetsdagen.

👉 Om distansjobbskulturen blir långvarig bör företag fundera på hur de simulerar kafferasten – kanske som Trello gjort med sitt slumpmässiga möteskoncept Mr. Rogers

Distansmöten

Möten på distans kan vara utmanande – särskilt då det kommer till inkludering, att komma till tals och olika kvalitet på teknisk utrustning. Vi har satt ihop en lista på tips som kan göra det enklare att driva distansmöten.

👉 Ta del av alla våra 9 tips för lyckade distansmöten

Avsätt extra tid för ‘teknikstrul’

En sak man snabbt lär sig när det kommer till distansmöten är att det ofta strular för någon. Ha därför som vana att räkna med ca 5 minuters teknikstrul i början av samtalet, så att alla verkligen hinner komma in i mötet innan agendan drar igång.

Låt alla komma till tals som vill

Låt alla komma till tals (som vill). Alla är inte lika vana vid distansmöten, eller bekväma med att ta plats och leda ett samtal. Den som bjuder in till mötet kan därför med fördel ha en rutin där man frågar även dem som inte hörts så mycket under mötet kring deras tankar och åsikter på de ämnen som diskuteras.

Sikta på korta, effektiva möten

När vi sitter framför datorn och koncentrerat ser och pratar med varandra i olika fönster på skärmen är det lätt att snabbare bli trött än vid ett fysiskt möte. Ett bra tips är därför att ta lite kortare möten online än när man ses fysiskt. På Svenska Nomader brukar vi ofta ha 40-minuters möten – lagom mycket tid att hinna med det som behöver sägas, och mer effektivt än ett längre möte.

Ta distansmöten med en klackspark. Allt behöver inte vara perfekt – så länge du inte stör andra i mötet. Ovan är ju en klassiker! 😄

–

👉 Något mer du vill att vi ska behandla i denna guide? Skicka ett mail till oss på hej@svenskanomader.se
👉 Ta del av fler tips för att jobba hemifrån (jobbapadistans.se).