Den största utmaningen med att jobba på distans är att vi tappar den sociala kontakten med kollegorna. Det visar den senaste pulsmätningen som Svenska Nomader genomfört tillsammans med Wise IT och Wise Consulting om distansarbete idag och post-corona. Vi bad därför över 550 personer att dela sina insikter kring hur samarbeten kan förbättras på distans. 

Under det senaste året har många av oss jobbat hemifrån som ett resultat av pandemin. Även om många upplever att de blir mer produktiva, och uppskattar tiden som sparas på att slippa pendla, så saknar vi samtidigt våra kollegor. Över hälften av de tillfrågade i vår pulsmätning menar att den största nackdelen med distansarbete är att det är “svårt med samarbeten och sociala kontakter mellan individer”. 

Svaren går i linje med den undersökning vi genomförde i början på 2020 om ‘Svenskarnas inställning till distansarbete’ precis innan pandemin tog sitt fäste om landet, där samarbeten och sociala kontakter mellan individer också lyftes som den främsta utmaningen med distansarbete. 

Den utmaning som tidigare förutspåddes kring svårigheter med samarbeten på distans visar sig alltså också stämma nu när många har jobbat hemifrån i snart ett år. Av de tillfrågade i undersökningen har många fått erfara vad distansarbete på heltid faktiskt för med sig för möjligheter och utmaningar. Av respondenterna uppger nästan 7 av 10 att de idag jobbar på distans på heltid. Därutöver uppger 15 % att de jobbar på distans 3 – 4 dagar i veckan, 7 % svarar 1 – 2 dagar i veckan och 5 % att de jobbar på distans då och då. Bara 2 % av de tillfrågade jobbar inte alls på distans idag. 

 

3 av 4 organisationer har tagit initiativ för att få till det sociala på distans

I årets pulsmätning ville vi titta närmare på vad man faktiskt kan göra för att komma förbi det hinder som uppstår när många medarbetare jobbar på distans. Särskilt som det är troligt att hybrida arbetssätt kommer att bli ännu vanligare framåt, och att det nya normala kommer att innebära att del av teamet sitter på kontoret och en del på distans. Det innebär en utmaningar för såväl medarbetare som ledare att hitta nya former för samarbeten och att säkra den sociala kontakten mellan alla i teamet, även när vi inte sitter på samma kontor. 

De flesta organisationer har redan idag börjat arbetet med att få till samarbeten och det sociala mötet mellan medarbetare på distans. Av respondenterna i pulsmätningen svarar 74 % att deras organisation har tagit initiativ för att få det sociala att fungera på distans, 17 % säger nej och 9 % säger vet ej.

10 tips: Så får du det sociala att fungera på distans 

Vi bad alla respondenter som svarade att deras organisationer har tagit initiativ för att få det sociala att fungera på distans att berätta mer om vad som faktiskt gjorts. Nedan är en sammanfattning med tips och förslag på olika aktiviteter som kan genomföras för att få det sociala mötet och samarbetet att fungera bättre mellan kollegor: 

1. Digitala lunchmöten och fikamöten

Samla kollegorna och ät lunch tillsammans i ett mer informellt möte. Kanske har ni på förhand bestämt att alla ska äta samma sak? Kanske har också företaget skickat ut mat till medarbetarna på förhand. Vissa företag skickar ut kassar med råvaror och låter sedan kollegorna laga mat tillsammans som en social aktivitet på distans, som en digital cook-along.

En kort paus på eftermiddagen med en kaffe och lite prat med kollegorna i form av ett digitalt fikamöte är också uppskattat. En digital fika går att göra både formell och informell, men det viktigaste är att fokusera på den sociala kontakten och goda stämningen. Kanske har företaget på förhand skickat ut fikabröd till medarbetarna, eller varför inte en glasscheck att hämta ut på närmaste affär nu när våren börjar närma sig? 

En person i pulsmätningen nämnde att alla på företaget bakat pepparkakshus ihop på distans på varsitt håll inför jul. 

2. Walk & Talks 

Ha inte bara videomöten utan uppmana medarbetarna att gå ut och röra sig när de planerar in möten med varandra. En walk & talk handlar om att sätta på sig sin handsfree och promenerar på varsitt håll samtidigt som man pratar. 

Vissa företag slumpar också ut så att man varje vecka matchas ihop med en ny person inom organisationen för ett informellt walk & talk-möte för att bättre lära känna alla inom bolaget även när man inte kan ses på plats. 

3. Morgon check-in 

Många företag inleder varje dag, eller någon eller några dagar i veckan, med en snabb check-in med teamet där alla säger hej, hur de mår och vad de jobbar med just nu. Avstämningen behöver inte vara mer än 15 minuter men signalerar att man sätter igång och jobbar tillsammans. 

4. Tävlingar och frågesporter över nätet

Gör något mer engagerande än att jobba tillsammans och utmana istället kollegorna på ett digitalt spel! Många i pulsmätningen nämner Kahoot som en bra och rolig tjänst för att köra digitala frågesporter med teamet – antingen egenskapade som rör det egna företaget, eller ett redan existerande på olika ämnen. 

5. Digitala hälsoutmaningar 

Det blir just nu rätt mycket stillasittande på hemmakontoret framför datorn hela dagarna, särskilt när man inte ens behöver gå ut på morgonen för att ta sig till kontoret. Flera företag har infört digitala hälsoutmaningar, exempelvis stegräknartävlingar eller veckans utmaning med olika träningsaktiviteter för att motivera medarbetarna att röra på sig och må bra. Sen träffas man digitalt och diskuterar varandras framgångar för att skapa mer sociala kontakter. 

Flera respondenter beskriver även online-träning eller digital yoga tillsammans i grupp med kollegorna som ett positivt inslag i arbetsvardagen. En annan person nämnde gemensamma rörelsepauser, så att alla i teamet vet att just en särskild kvart eller halvtimme per dag är avsatt för tid bortanför dataskärmen. 

6. Digital AW och digitala fester

Träffa kollegorna efter arbetstid eller i slutet på arbetsdagen och koppla av med en informell AW. Flera respondenter talade även om hur deras företag arrangerat digitala julfester och andra event för att lägga större fokus på det sociala mötet mellan kollegor. 

7. Inspirationsmöten / Interna webinarier – med interna föreläsare och gästföreläsare 

Ta tillfället i akt och lär er saker tillsammans när alla sitter hemma framför datorn. Anordna interna inspirationsmöten eller webinarier med interna eller externa föreläsare som kan lära ut nya tekniker eller förhållningssätt. Det kan handla om distansarbete, nya digitala verktyg, eller kanske hur man hittar mer balans mellan arbete och fritid. Det livslånga lärande ska alltid vara i fokus, även nu när vi sitter hemma på varsitt håll. 

8.  Online-träning för chefer om att leda på distans 

Flera respondenter berättar om hur deras ledningsgrupper har fått ta del av online-träning om att leda på distans, för att säkerställa att de har verktygen som krävs för att skapa inkluderande och välkomnande miljöer för sina medarbetare.

9. Slackgrupper för fikarums-snack

Sätt upp mer informella kanaler på Slack eller det kommunikationsverktyg som används på organisationen för mer spontana och avslappnade samtal. Dela låtlistor, länkar till rolig läsning, tipsa om nya serier eller berätta om en rolig händelse du nyligen varit med om. Ett sätt att försöka få till det mer avslappnande och värmande diskussionerna som annars sker spontant vid kaffeautomaten. 

10. Mer synliga ledare 

Flera respondenter trycker även på vikten av att ledarna görs synliga vid distansarbete och regelbundet delar med sig av vad som sker inom organisationen, och samtidigt inspirerar och motiverar alla att fortsätta jobba tillsammans mot samma mål. Exempel på detta nämns som återkommande videomöten, regelbundna uppdateringar på internwebben eller ett internt nyhetsbrev en gång i månaden.

 

Även om många organisationer tagit initiativ för att få det sociala att fungera är det många av respondenterna som efterfrågar ännu mer kreativa eller nytänkande sätt att mötas och samarbeta online. Några av svaren på frågan kring vilka initiativ som tagits var:  

“Fikaraster, men tyvärr inget mer innovativt.”

“Handlar mest om att ha veckomöten och så, men inga större initiativ.”

“Bolaget har försökt att skapa daglig kontakt mellan kollegor, tyvärr så har vi misslyckats kapitalt med formerna för det och dessa möten är enbart en stressfaktor…”

Det är viktigt att komma ihåg att många fortfarande längtar tillbaka till kontoret och det fysiska mötet med kollegorna. Många upplever även att för många, obligatoriska möten lätt känns stressande eller rentav som ett sätt för chefen att övervaka en. Därför är det också som ledare viktigt att vara inlyssnande till olika personers behov att förstå deras utmaningar och motgångar. På så vis kan man på sikt hjälpa till att skapa en mer inkluderande arbetsmiljö för den större gruppen. 

 

Hälften vet fortfarande inte hur de kommer jobba på distans efter pandemin

Läget i samhället är fortfarande oklart, och många menar att vi kan komma att jobba hemifrån även efter sommaren, om inte ännu längre. Även efter pandemin spås det också att distansarbete kommer att bli vanligare, och att vi i alla fall kommer att jobba hemifrån några dagar i veckan. 

Otydlig kommunikation och brist på riktlinjer är ibland den största utmaningen på en arbetsplats, och något som kan leda till minskad motivation hos medarbetarna. Av de tillfrågade i pulsmätningen menar hälften av respondenterna att det inte har kommunicerats något kring hur policyn för distansarbete kommer att se ut efter pandemin. Samtidigt svarar 3 av 10 att de kommer att få jobba mer på distans efter pandemin. 

I pulsmätningen undersökte vi även hur viktigt respondenterna såg på möjligheten att få jobba på distans även framåt. På frågan “skulle du välja bort en arbetsgivare / uppdragsgivare om möjligheten till distansjobb inte fanns?” så svarar 64 % ja, att de skulle välja bort arbetsgivaren. 

 

Dags för tydligare strategier för att samarbeta online

Mycket tyder på att distansarbetet är här för att stanna, åtminstone några dagar i veckan. Hybridteamet kommer att bli vanligare, där några sitter på plats på kontoret och några jobbar hemifrån. Därför blir det allt viktigare för företag att ha en strategi på plats för att få det sociala samspelet och samarbetet att fungera bättre på distans. 

Ett tips är att testa olika lösningar och se vilka aktiviteter som får just ditt team att känna sig mer engagerade och komma närmare varandra. Glöm inte heller bort att vara inlyssnande, ta emot tips och be medarbetarna utvärdera olika initiativ. 

Ju bättre en organisation lyckas skapa en god företagskultur online idag, ju mer attraktiv kommer den organisationen också att bli som arbetsgivare och uppdragsgivare i framtiden. Nu är en bra tid att testa och utvärdera för att hitta vägar framåt även post-corona när många av oss fortsatt kommer att jobba på distans i viss mån. 

 

Totalt har 553 personer svarat på pulsmätningen. Av dessa är 75 % tillsvidareanställda, och 13 % driver eget företag. 28% jobbar inom IT & Tech, 26 % inom HR och 12 % inom försäljning och marknad. 60% har sin bas i Stockholm, 17 % i Västra Götaland, och resten i andra delar av landet. 62% av respondenterna är kvinnor och 38% män.

 

—

👉 Läs mer om pulsmätningen: Distansarbete ökar produktiviteten men försvårar samarbeten – visar ny undersökning

👉 Ta del av förra årets undersökning: Svenskarnas inställning till distansarbete

👉 Behöver din organisation hjälp med att få vardagen att fungera bättre på distans? Kontakta oss på Svenska Nomader för rådgivning.