Smartare arbetsliv

Bra chefer behövs för att distansarbete ska fungera – menar Danny Aerts på IIS

När man kommer in på Internetstiftelsen i Sveriges (IIS) kontor märker man att mycket energi har lagts på att skapa en trivsam, ljus miljö med många naturliga mötesplatser för medarbetarna. Kontoret ligger längs med kajen i Hammarby Sjöstad med stora glasfönster som sträcker sig från golv upp till tak med en vacker utsikt över Hammarbykanalen. Att kontoret ska kännas som ett trivsamt hem, det är något som Danny Aerts, VD på IIS, menar är viktigt för att medarbetarna ska må bra och vilja komma till kontoret.

– Man måste ha en annan utformning av kontoret idag, som är mer öppen och där alla har nära till varandra. Det ska vara mindre fokus på arbetsplatsen och skrivbordet, och mer fokus på allt runtomkring. Vissa har fasta platser men det är viktigt att även ha ytor för ett mer flexibelt arbetssätt, och där ska sociala ytor stå i fokus, säger Danny Aerts.

På en av de sociala ytorna som Danny visar upp finns det ett pingisbord, ett shuffleboard-bord och ett gammalt retrospel som ser ut att höra hemma i en arkad från 80-talet. På kontoret finns även en verkstad där personalen själva kan skapa med bl.a. olika 3D-skrivare. Över hela kontoret finns soffgrupper och andra sittplatser där man enkelt kan slå sig ner för arbete eller ett möte.

På IIS kontor finns många sociala ytor, bland annat ett rum med pingisbord, shuffleboard-bord och arkadspel.

Internetstiftelsen i Sverige, IIS, är en oberoende organisation som arbetar för en positiv utveckling av internet i Sverige och som ansvarar för den svenska toppdomänen .se och driften av .nu. När IIS bytte kontor för lite över ett år sedan gick mycket planering åt att skapa en miljö som medarbetarna skulle vilja komma till. Kontoret är uppdelat i tre zoner, där en zon är arbetsplatser, en är mer sociala ytor och en tredje är publika ytor där externa möten och event kan hållas. I samma byggnad på markplan har man även öppnat co-working spacet Goto 10 som är en kostnadsfri mötes- och arbetsplats för alla som jobbar med internet på ett eller annat sätt. På våning 2 finns även ett co-working space som används av olika startupföretag.

Danny förklarar att det var viktigt för honom att alla medarbetare skulle sitta på ett och samma våningsplan, för att undvika att det blev grupperingar inom stiftelsen. När alla är på samma våningsplan blir det enklare att kommunicera, jobba tillsammans och att mer avslappnat stöta på varandra i samma kök.

“Ledig”-skyltar som går att sätta vid skrivbord för att visa att det är ledigt för vem som helst att sätta sig där. Skylten är designad och 3d-printad på kontoret av en av medarbetarna. Platsen bredvid Danny hade en ledig-skylt bredvid sig när vi var på besök.

Att jobba på distans som anställd

Men hur fungerar det då för dem som jobbar på distans? För IIS har ett antal personer som inte fysiskt jobbar från kontoret i Stockholm också.

– Vi har haft en som jobbade från San Francisco, en annan från Malta och just nu har vi en person som har sin bas i Spanien. Dessutom har vi flera personer som bor i Västerås och inte kommer in till kontoret varje dag i veckan, utan kombinerar med att jobba hemifrån eller från ett fik någonstans nära där de bor.

Danny menar att arbete för honom inte handlar om en specifik plats eller tid, utan snarare om det man levererar och hur man adderar värde till verksamheten. Med det sagt är möjligheten att jobba på distans ingen rättighet, utan snarare något man kan komma överens om tillsammans med sin närmaste chef och kan hitta förutsättningar för under vissa tidsperioder.

– Ju tydligare man är som verksamhet med vad man vill åstadkomma, ju bättre är förutsättningarna för att hitta sätt för några individer att jobba på distans. Men då är det viktigt att man som individ har en bra relation med sin chef och att man kommer överens om en form för arbetet, som kanske gynnar både individen i fråga och företaget i stort.

Ett exempel är den person som tidigare jobbade med IIS med bas i San Francisco. Efter diskussion med sin chef kom man fram till att hon kunde behålla sin anställning under lite nya former, och jobba på distans från USA. Att hon nu hade nära till en del partnerföretag i Los Angeles sågs som en fördel även för IIS del, och dessutom att ha någon på plats som kunde lära sig mer om amerikansk lagstiftning.

– Generellt kan man väl säga att ju sämre chefer är på att säga vad som ska åstadkommas av en medarbetare, ju svårare är det att ge medarbetare förutsättningar för att jobba från var de är. Organisationer behöver vara väldigt tydliga med vad ett jobb ska leda till, så att medarbetarna vet hur de kan visa att de lever upp till de förväntningar som ställs på dem.

Danny tror att det idag finns två sätt att få igenom att jobba på distans för en arbetsgivare för den som drömmer om att resa och kombinera det med jobb. Antingen kommer det av att man har en rejäl mängd specialistkunskaper, eller att man har en långvarig relation med en arbetsgivare.

– Mitt mål som VD är att säkerställa att våra medarbetare är engagerade, passionerade och entusiastiska, och att de köper våra värderingar. Det är viktigt att de ska vara en del av IIS och förstå vad vi gör, innan det att vi kan börja diskutera möjligheten att jobba på distans.

Vikten av lojalitet för att distansarbete ska fungera

Första steget mot distansarbete handlar om att bygga lojalitet mellan arbetsgivare och arbetstagare, och först när det är uppnått menar Danny att man på IIS har gått med på att släppa iväg någon i perioder för att jobba från andra platser.

– Om man ser ett företag mer som en familj, och ett kontor mer som ett hem, då spelar det ingen roll om medarbetarna befinner sig på kontoret, i Malta, San Francisco eller Västerås. Det viktiga är att det ska finnas en grund och en stabilitet, och att jag vet att personen kommer att komma tillbaka. Lite som när barn flyger ut ur boet, men de kommer ändå hem emellanåt, menar Danny.

Danny berättar att de på IIS haft några olika typer av upplägg för personer som jobbat på distans från utlandet under perioder. Vanligt är att man kommer överens om en period på sex månader till en start, och så får både medarbetaren och chefen känna av hur det fungerar och testa sig fram för att sedan utvärdera hur det har gått.

– En av våra medarbetare valde att åka till Spanien, och vi kom överens om att hon skulle fortsätta jobba för oss två dagar i veckan. Sen har det fungerat bra och hon har varit där i några månader, så nu har hon gått upp i tid. Vi har även kommit överens om att hon ska komma till Sverige en gång i månaden för att vara på kontoret, en kostnad som IIS står för. Jag tycker att det är viktigt att kunna vara med på personaldagar och sociala evenemang, och att hålla kontakt med företaget på det sättet också.

Att ha en bra chef är en förutsättning för att distansarbete ska fungera

Danny påpekar igen att distansarbete inte per automatik är något som är tillgängligt för alla på IIS. Alla har rätt att göra som de vill, men det handlar samtidigt om en kompromiss mellan medarbetare och chefer som måste diskuteras från fall till fall.

– Att ha som generell filosofi att alla ska få jobba på distans som de vill, det tycker jag är lite naivt. Man kan inte börja jobba här och dagen efter direkt börja diskutera att man vill flytta till Tokyo. Det är ingen rättighet att få jobba utomlands, utan det är snarare något man måste komma överens om. Men rent principiellt ser vi det inte som att allt jobb måste ske här på kontoret.

Bild från Goto 10, ett kostandsfritt co-working space och en mötesplats för alla som jobbar med internet. Goto 10 ligger på gatuplan i samma byggnad som IIS kontor.

Danny kommer själv ursprungligen från Nederländerna, och har haft en lång internationell karriär inom telekom- och internetbranscherna. Första vändan till Sverige gjordes år 1994 på jobb, och därefter har han även bott och jobbat i Argentina, Slovenien, Indien, Tyskland och Polen. 1999 började Danny på Spray i Sverige och slutade år 2006 när han satt i rollen som VD. Sedan 2006 är han VD på Internetstiftelsen i Sverige.

– Jag förstår att man vill se världen och det är kul att bo på olika platser. Jag tycker att det är spännande om någon lyfter frågan ’går det att kombinera jobbet med att resa?’ Och om det finns tydliga fördelar för oss också, då kan det ju bli en win-win situation.

Danny tror att det kommer att bli vanligare med distansarbete framåt, och att man jobbar utanför kontoret. Men han menar att distansarbete även kan innebära att jobba från någonstans i närheten, som hemifrån, från tåget eller kanske sommarstugan. Han tror mycket på att erbjuda medarbetarna den flexibilitet som behövs för att livspusslet ska gå ihop, och om det är att kunna jobba hemifrån någon eftermiddag eller dag i veckan så är det inga problem. Men sen är det viktigt att kontoret fortfarande ska kännas som en plats som man trivs på och vill komma tillbaka till, som ett tryggt hem där resten av familjen, i form av kollegorna, finns.

För den som själv är på jakt efter att arbete som går att göra i samband med en livsstil som digital nomad så ser Danny idag att det finns möjlighet både med att frilansa eller att bli fast anställd på en arbetsplats som har en tydlig syn på hur man mäter sina medarbetares prestationer.

– Jag skulle rekommendera att hitta ett företag som du tror på och gillar och att välja ett företag som växer, så du vet att du kan växa tillsammans med dem och att det kommer att finnas nya möjligheter och jobb även framåt. Men det är även viktigt att kolla noggrant vem som kommer att bli din chef, för det bestämmer mycket om det kommer att fungera eller inte att jobba på distans också. Mitt råd är att lägga tid på att bygga en relation med företaget. Då tror jag att du, med mycket större trygghet, kan jobba från var som helst i världen.

Emelie Fågelstedt

Skribent Emelie Fågelstedt

Fler artiklar av Emelie Fågelstedt

Skriv en kommentar