Det virtuella kontoret har som resultat av pandemin ökat i popularitet och flera aktörer har på kort tid dykt upp på marknaden. Vi har pratat med Charlotte Ekelund, grundare av svenska Teemyco, för att få en bättre insikt i hur det virtuella kontoret faktiskt fungerar.

En social mötesplats

Redan innan Covid-19 slog till har digitala kommunikationsplattformar som Slack och Microsoft Teams varit väl använda. Denna typ av digitala verktyg underlättar många gånger den interna kommunikationen på en arbetsplats, oavsett om hela teamet jobbar på ett fysiskt kontor, är helt remote eller är av hybrid modell. Däremot finns det mer att önska hos dessa verktyg när det kommer till funktioner som uppmuntrar till och främjar den sociala aspekten likt den som ofta finns på en fysisk arbetsplats.

Kreativitet och arbetsglädje är ledorden för Teemycos virtuella kontor som fungerar absolut bäst när alla är med. Oavsett varifrån man jobbar från ska man kunna logga in på morgonen och hälsa på sina kollegor, ta en kaffe och småsnacka lite innan dagen sätter igång på riktigt.

Fördelar med det virtuella kontoret

I Teemycos virtuella kontor kan man integrera olika praktiska verktyg för att jobbdagen ska kunna rulla på så smidigt som möjligt. Man kan t.ex. lägga till sin kalender, olika dokument, och mock-ups. Man kan enkelt göra listor, anteckningar och boards och på olika sätt organisera upp sitt arbete.

Behöver man en paus under dagen klickar man på kaffeknappen som genom en notifikation till kollegorna berättar att man gärna tar ett gött snack i det virtuella fikarummet. Är man därefter fortfarande lite pratsugen kanske man sätter sin avatar i kontorets coworking-yta. Det virtuella kontoret kan alltid anpassas utefter ens egna behov.

En viktig del av det moderna arbetslivet

I och med att allt fler företag börjar erbjuda flexiblare arbetsmodeller börjar också vi som människor reflektera över hur vi själva jobbar bäst. Inom ett team är det sällan alla kollegor har samma behov eller samma sätt att bäst få saker gjort. Att låta de anställda själva bestämma hur de vill arbeta optimerar dem som individer, men för att optimera teamet som helhet behövs det fortfarande en gemensam mötespunkt.

“Somliga fullständigt älskar och föredrar ett fysiskt kontor. Somliga gör inte det. Och det är okej – vi ser till att skapa en plats som möter allas behov, oavsett om man är förälder, digital nomad, ‘en gen X office lover’ eller någon annan.”

3 tips för att få det virtuella kontoret att fungera

• Ta ett gemensamt beslut på arbetsplatsen huruvida ni ska använda ett virtuellt kontor eller inte. Om inte alla finns på plats kommer inte heller magin finnas där och det finns en risk för att det skapas en “vi och dem”-känsla.
• Undvik missförstånd genom att låta det virtuella kontoret vara standardplattform för videomöten och annan intern kommunikation. Inga fler “oj, jag väntade på zoom”-förseningar här inte!
• Låt kontoret formas efter användarnas beteenden men var också öppna för att diskutera hur ni vill att kontoret ska användas. Nya behov växer ofta fram med tiden och vissa beteenden som fungerade till en början kanske inte fungerar lika bra efter ett tag.

–

👉 Lista: 15 grymma coworking-ställen i Sverige
👉 Community-first, den nya trenden på arbetsmarknaden