Lina Martinsson jobbar på distans från Sydney på UrbanUrban, ett företag som specialiserar sig på rekrytering och employer branding. Att resa har alltid varit ett stort intresse för Lina och år 2016 bestämde hon sig för att flytta till Australien, där hon precis avslutat en Bachelor of Business. Vi fick möjlighet att prata med Lina om hur det fungerar att jobba på distans mot sina kollegor i Stockholm, och varför hon tror att det kan vara en fördel för fler företag att tillåta distansarbete framöver.

– Jag började jobba med Ida Garamvölgyi, VD på UrbanUrban, för 3 år sedan, så när jag flyttade till Sydney var Ida väl bekant med mina arbetskunskaper, hur jag levererar och presterar i mitt jobb. Jag började jobba med lanseringen av UrbanUrban på plats i Stockholm när jag var hemma under ett lov förra sommaren. Jag lärde känna UrbanUrban ordentligt och vi började redan då planera hur jag kunde fortsätta jobba på distans. Det var alltid solklart att jag var tillåten jobba på distans, frågan var bara om det var hållbart med arbetsuppgifter, förklarar Lina.

UrbanUrban jobbar med employer branding och rekrytering med mål att skapa hållbar och långsiktig tillväxt och hjälpa företag att anställa rätt personer. Sedan några veckor tillbaka driver de även en företagsblogg med insikter, tips och spaningar om dagens arbetsmarknad. Det första ämnet som behandlas i bloggen är just distansarbete, något som Lina har flera tankar om.

– Framförallt skulle jag säga att det bidrar med kontraster och insikter. Den svenska jobbmarknaden sätts i perspektiv när man bor och får intryck av ett helt annat land. Bland annat så har jag sett skillnader i företagskultur, trender och progressivitet på arbetsmarknaden, förklarar Lina.

Hur är distansarbete viktigt ur ett employer branding-perspektiv, enligt dig?
– Att jobba hemifrån eller på distans blir mer och mer vanligt och kravet på flexibilitet från arbetsgivare blir också allt större. Att få möjligheten att jobba hemifrån vid tillfälle är en av de viktigaste faktorerna som Millennials tittar på när de söker jobb. För att hänga med i utvecklingen och för att kunna attrahera rätt personal tycker jag att det är viktigt att erbjuda möjlighet till distansarbete – till den grad som passar för företaget eller den anställdes arbetsuppgifter. Distansarbete passar inte för varje yrke men jag tror definitivt att vi går mot en mer distansvänlig miljö för många branscher.

Hur sköter du kommunikationen hem mot Stockholm när du jobbar på distans?
– Vi använder mail, Skype och WhatsApp. På WhatsApp kan vi ta någon enklare fråga, på mail blir det lite större ämnen och kontinuerliga trådar och Skype använder vi för möten när vi vill ha en mer öppen konversation där vi kan bolla fram och tillbaka samt stämma av vissa punkter.

Hur fungerar det med tidsskillnaden?
– Det fungerar bra! Vi har planerat så att mina arbetsuppgifter eller deadlines inte kan påverkas för mycket av tidsskillnaden. När mina kollegor skickar över en uppgift till mig är det alltid något som kan göras inom det närmsta dygnet eller dagarna, aldrig kortare än så. När vi har Skypemöten blir det alltid på morgonen i Stockholm och på kvällen för mig i Sydney.

Vad är svårigheterna med distansarbete?
– Självdisciplin kan vara en svårighet i omgångar. Det är superviktigt att kunna sätta egna rutiner och hålla sig till dem för att lyckas med distansarbete. Jag skulle aldrig missa en deadline men ibland skjuter jag upp saker lite för länge och då får jag jobba igen.

Hur länge blir du kvar i Australien och vad är planen framåt?
– Jag kommer att passa på att utforska Hawaii en sväng i april och jobba därifrån, sen flyttar jag hem från Australien i maj. Det blir Stockholm under sommaren, därefter siktar jag på att flytta till London för en Master’s Degree i höst. Tanken är att jag ska fortsätta arbeta deltid på distans för UrbanUrban från London och fortsätta kombinera de nyaste fynden från forskning i HR relaterade ämnen med praktiska insikter från UrbanUrban i vår företagsblogg.

Vad är dina tips till den anställda som önskar be om att få jobba på distans?

• Etablera tillit och visa pålitlighet: Bevisa för din arbetsgivare att du kan leverera, både i tid och med hög kvalitet under eget ansvar. Tillit skapas genom ett givande och tagande mellan dig och din arbetsgivare över en längre tid, inte över en dag. Ha tålamod!
• Visualisera en framtida vardag: På vilken plats vill du vara? Finns det bra Internetuppkoppling där? Hur skulle du lägga upp dina dagar? Klarar du av att strukturera och disciplinera dig själv?
• Transformera din roll stegvis till en distansroll: För att successivt påvisa att distansjobb kan fungera kan det vara en bra start att börja jobba hemifrån då och då. Då ser din arbetsgivare själv att det fungerar och det påvisar att distansjobb är hållbart. Du får också testa på hur du själv trivs med att jobba på distans.
• Planera dina arbetsuppgifter: Tänk igenom vilka arbetsuppgifter du kan utföra utan att vara fysiskt närvarande på kontoret.
• Presentera en win-win lösning: Presentera hur du kan fortsätta vara lönsam för företaget på distans; hur din plan är hållbar och hur din arbetsgivare kan ta nytta av det.
• Till sist: Tänk dig situationen från din arbetsgivares perspektiv. Vad skulle dina frågetecken vara om du var arbetsgivaren? Se till att ha svar på alla dessa frågor själv, det kommer att göra det enklare för din arbetsgivare att säga ja.

Vad är dina tips till arbetsgivare som överväger att tillåta distansarbete?

• Börja smått: Låt dina anställda jobba hemifrån då och då och mät resultaten, hur fungerade det? Vad gick bra och vad gick dåligt? Finns det sätt att effektivisera eller förbättra det som inte fungerade?
• Hitta sätt att mäta: Etablera hur ni ska mäta arbetsinsats, produktivitet och se till att saker blir gjorda.
• Etablera tydliga ramar för ansvarsområden och arbetsuppgifter: Se till att den anställda vet vad som förväntas av honom/henne, hur stort mandat han/hon har och vilka arbetsuppgifter som är kontinuerliga och vilka som kan skickas ad hoc.
• Planera rapportering och kommunikation: Bestäm hur den anställde ska rapportera och hur ska ni kommunicera.
• Hitta synergier: En viktig aspekt i att låta sina anställda jobba på distans är att det ska ha en positiv effekt både för er som företag och för dina anställda. Det kan vara att dina anställda blir mer motiverade och presterar bättre eller att ni som företag sparar kostnader och kan behålla er personal längre.